职业化员工必修的10堂课-第14部分

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　　　这样看来，不能在各种情况下实现与现场人员的及时通信，对公司达到及时反应、安全和首选服务提供者的三个重要目标影响极为不利。　　　　　　　　　

→虹→桥→书→吧→。　　

第53节：商务讲演（3）　　　　　　　　　

　　　贵公司关心的另一个问题是安装新的通信系统是否会中断现有业务运作。因为中断业务会带来更多的拖延并有损公司在公众中的形象。　　　

　　　根据以上要求，我们B公司可以为贵公司实现短期和长期目标添砖加瓦，原因有二：　　　　　　　　　　

　　本公司针对需解决问题的资信　第一，我对贵公司的情况十分了解。我同张经理在过去的四个月中一直保持着紧密的联系，访问了不同的一线通信使用者，对目前通信系统的优劣有着很深的理解。我曾参与为另外两家大公司安装我公司类似系统的工程，目前这两个系统都运转良好。　　　

　　　第二，我们B公司是双向通信领域的领先者，对贵公司的短期和长期目标十分认同。我们奉行〃让顾客完全满意〃的公司文化，获得过国家最高质量奖。　　　

　　　我们已经明确地了解了贵公司的技术要求和业务目标，我们B公司能够为你们提供符合你们要求的通信系统。我们怎么做呢？　　　　　　　　　　

　　本公司解决客户问题的主要行动　我们将为贵公司安装一套可靠性大为增强的完整的通信系统。在不中断现有系统的前提下，采用分段引进的办法，同时对操作人员进行引进部分的使用培训。我们B公司还根据贵公司的特殊情况设计了独特的付款结算方式。　　　　　　　　　　

　　希望听众在演示后采取的行动　在我讲完之后，我将请求各位保证继续支持从我们B公司购买一套完整的通信系统。　　　

　　　各位是否有什么问题？……那好，我下面继续。　　　　　　　　　　

　　主体：　　　　

　　第一个结论　首先我们来看第一个问题：〃我们B公司将如何增强贵公司通信系统的可靠性？〃有两种方法可以实现……改进系统的基础设施以及设计一套采用我们公司独特的中继技术的系统。　　　

　　证明　先来谈改进现有系统的基础设施。利用计算机模拟，我们可以分析出目前哪些地区和部分存在着通信障碍。通过模拟分析，我们的技术人员可以明确应该采取哪种方式，如迁移基站、增高信号塔或是增加基站。　　　

　　　我们来看一下怎样利用计算机模拟技术增强贵公司西区部分的通信可靠性。　　　

　　　……　　　

　　　我们做的增强可靠性的第二件事是将具有开创性的先进技术设计到系统当中。最近在权威的《国际公共设施》杂志中的一篇文章，专门介绍了著名的××公司安装了我们B公司采用此技术的通讯系统后，可靠性提高了25％。　　　

　　　因此，通过计算机模拟和增加新技术，我们可以增强系统的可靠性。　　　

　　　各位对于我们B公司如何做到增强通信系统可靠性方面还有什么问题吗？　　　　　　　　　　

　　第二个结论　第二点是关于系统安装的问题。我们B公司可以做到在安装新系统的同时不影响贵公司正常业务的开展。我们怎么做呢？有两种方法：①制订一到三年分阶段逐步安装的详细规划；②每个阶段都对操作人员进行已安装部分的使用培训。　　　

　　证明　各位会注意到规划的主要思想是逐步安装新系统。我们深知任何让服务中断的情况对于贵公司来说都是不可接受的，我们B公司将分阶段安装并行系统以避免中断贵公司为顾客提供服务。我们最近收到了一家公司运营副总裁的来信，赞扬我们B公司系统安装的便利，我会留一份复印件供你们参考。　　　

　　　人员培训是实施任何改进的关键。请注意在每一阶段我们都列出了系统安装之前、当中和之后的培训内容。这将确保贵公司向新系统的过渡，防止任何服务中断的情况发生。　　　　　　　　　

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第54节：商务讲演（4）　　　　　　　　　

　　　因此，通过制订实施规划及进行培训，我们将保证贵公司不会因为安装新系统而中断业务。　　　

　　　各位对于我们B公司将如何为贵公司安装新系统还有什么问题吗？　　　　　　　　　　

　　第三个结论证明　我最后要说的是付款方式。我为各位准备了一份我已提交给张经理的采购我们公司系统的付款计划。这项计划针对贵公司今后三年的预算周期作出，十分灵活。第一笔款项延期到下一年度预算中支付。贵公司财务部已同意这样的安排。各位可以花几分钟看一下这份资料。我十分乐意回答各位的问题，或请我们公司财务部人员与您联系。　　　　　　　　　　

　　结尾：　　　　

　　重申客户关注的问题　总之，贵公司希望通过在所有服务区增强通信系统可靠性以提供安全、及时的服务，从而保持顾客服务的高水准。这样一来，贵公司将为行业确立优质标准。　　　　　　　　　　

　　简要回顾本公司解决问题的方案　我已经向各位证明我们B公司将怎样支持贵公司实现短期和长期目标，以及如何安装一套完整的技术超群的通信系统。这套系统既能增强可靠性，又不干扰现有业务。我也向各位证明了我们将在分期安装的同时为有关人员提供培训以及付款方式的灵活性。　　　　　　　　　　

　　请求听众采取你所希望的行动　我相信，如果各位把我所讲到的各个方面都考虑进去，结论将十分明显：您决定支持从我们B公司购买新通信系统将非常符合A公司现在、不久的将来和多年以后的利益。我在一开始就提到将请求各位作出保证，支持从我们B公司购买新系统，我现在正式提出请各位支持。　　　　　　　　　　

　　答疑及处理异议　……　　　

　　感谢听众　谢谢各位！　　　　　　　　　　

　　●环境准备　　　

　　对不熟悉的环境，一定要提前多些时间到场，应检查以下事项：　　　

　　■空间大小是否舒适。　　　

　　■座位排列是否易于交流。　　　

　　■光线是否适宜。　　　

　　■环境是否有干扰。　　　

　　■辅助设备、材料是否齐备。　　　

　　■无应急要求（人员及设施）。　　　

　　■是否掌握辅助设备的用法等。　　　

　　即使熟悉的环境，演讲者最好也应提前到场，将场地布置得最适合你的讲演。如果听众为陌生人，应与提前到场的人聊天，了解他们的需要、期望及性格特点，从而令你的讲演更有针对性。　　　

　　●仪表、着装　　　

　　一个人的仪表、着装能从一个侧面反映其生活品位、精神面貌以及职业素养。作为职场人士，平时应注意自己的形象塑造，这样才能使你在商务情境中的穿戴做到游刃有余。　　　

　　商务讲演时的仪表、着装通常要职业化，但一定要符合多数听众的文化习惯或企业文化要求，千万不要一上场就因为你的仪表和着装使听众产生距离感。　　　

　　●辅助设施、材料的准备　　　

　　商务讲演常用的辅助设施、材料包括：　　　

　　■可以翻页的挂图白报纸。　　　

　　■白板及白板笔。　　　

　　■电脑及PPT投影。　　　

　　■投影仪。　　　

　　■发给听众的书面资料。　　　

　　■音响设备。　　　

　　■演示设施。　　　

　　■参与性活动所需物品等。　　　

　　有了辅助设施，并不是说讲演者的讲演技巧就不那么重要了。PPT制作得再精美，也还是书面文字，无法代替讲演者的身体语言和语气语调，而后两者对听众的影响力要远远大于PPT的作用。　　　

　　如果只是小型讲演，讲演者运用白报纸和白板作为其主要视听辅助工具可能就足够了，无需PPT投影。无论是当场在白报纸或白板上书写，还是事前制作PPT，都应遵循：　　　　　　　　　

▲BOOK。▲虹桥▲书吧▲　　

第55节：商务讲演（5）　　　　　　　　　

　　KISS　＆　KILL　（亲一口、宰了它）原则　　　

　　　Keep　要　　　

　　　It　让文字　　　

　　　Short　简短且　　　

　　　Simple　简单　　　　　　　　　　

　　　Keep　要　　　

　　　It　让文字　　　

　　　Large　大且　　　

　　　Legible　清楚可读　　　

　　白报纸或白板作为视听辅助：　　　

　　■适用于参与性活动及做讨论总结。　　　

　　■4……可用多色笔，最多4色，以醒目或突出要点。　　　

　　■7……　每页面不超过7行。　　　

　　■有图画效果更好。　　　

　　■可将重要页贴出来，作提醒之用。　　　

　　PPT毕竟是目前商务讲演者最常用的视听辅助，因此，我这里有必要将其作为重点来介绍。　　　

　　PPT的制作及使用技巧　　　

　　1……内容集中于1个方面　　　

　　2……　最多2种字体，每段话不超过2行　　　

　　3……最多3种字号：题目以40/44号字为宜，内容以28/32号字为宜　　　

　　4……最多4种颜色　　　

　　10……最多10行（包括题目）　　　

　　善用图表、数字，尽量少用文字　　　

　　投影为要点，细节靠讲解及其他辅助手段（如散页资料）　　　

　　讲解时可用激光笔，要注意听众的反映，并适时关闭投影　　　

　　练习：根据以上PPT的制作方法，为前面的销售展示范例制作PPT投影（参考答案见附录6…1）。　　　

　　●彩排　　　

　　重要讲演一定要彩排。彩排时可以自己录像供自我分析，并倾听试验听众的意见和建议。彩排有助于你更好地控制讲演时间和节奏，调整内容的轻重和主次。　　　

　　商务讲演准备工作总结　　　

　　思想准备　　　

　　结构与内容　　　

　　环境准备　　　

　　仪表、着装　　　

　　辅助设施、材料的准备　　　

　　彩排　　　

　　（商务讲演的准备大纲见附录6…2）　　　

　　商务讲演415行为技巧　　　

　　行为学研究表明，出色的商务讲演者善于在有限的时间内运用4类15种行为使讲演达到理想的效果。这4类15种行为技巧是：　　　

　　●第1类：篇章结构　　　

　　■引子/概要/总结。　　　

　　■先后/主次顺序。　　　

　　■过渡自然。　　　

　　●第2类：联系听众　　　

　　■与上下文或听众的话联系。　　　

　　■与听众或其经历联系。　　　

　　■根据听众讲明的需要说明可提供的益处。　　　

　　●第3类：论据补充　　　

　　■提供事实。　　　

　　■说明优点/缺点。　　　

　　■例证及形象化解释。　　　

　　■引用第三方见证。　　　

　　●第4类：个人风格　　　

　　■根据内容提问。　　　

　　■强调重要性。　　　

　　■幽默及小故事。　　　

　　■有效的身体语言。　　　

　　■声音抑扬顿挫。　　　

　　出色的商务讲演者可以在3～5分钟的讲演中运用到以上所有的行为技巧。为加深各位对415行为技巧的理解，我们仍拿前面的销售展示范例为例，看看该讲演者是如何运用415行为技巧的。　　　

　　415行为技巧实例说明　　　

　　（实例：本课程的销售展示范例）　　　

　　4　15　　　

　　篇章结构　1）引子：〃尊敬的张经理及各位，感谢你们今天的邀请。〃完整的引子即问候（必要时做自我介绍）、交待讲演的时间长短、说明讲演目的、列出内容提要，声明听众可以提问的时间五步骤。　　　

　　概要：〃我们将为贵公司安装一套可靠性大为增强的完整的通信系统。在不中断现有系统的前提下，采用分段引进的办法，同时对操作人员进行引进部分的使用培训。我们B公司还根据贵公司的特殊情况设计了独特的付款结算方式。〃　　　　　　　　　

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第56节：商务讲演（6）　　　　　　　　　

　　总结：〃我已经向各位证明我们B公司将怎样支持A公司实现短期和长期目标，以及如何安装一套完整的技术超群的通信系统。这套系统既能增强可靠性，又不干扰现有业务。我也向各位证明了我们将在分期安装的同时为有关人员提供培训以及付款方式的灵活性。〃　　　

　　2）先后/主次顺序：〃根据以上要求，我们B公司可以为贵公司实现短期和长期目标添砖加瓦。原因有二：第一，我对贵公司的情况十分了解……第二，我们B公司是双向通信领域的领先者，对贵公司的短期和长期目标十分认同。〃　　　

　　3）过渡自然：〃在我讲完之后，我将请求各位保证继续支持从我们B公司购买一套完整的通信系统。　　　

　　各位是否有什么问题？……那好，我下面继续。〃　　　

　　联系听众　4）与上下文或听众的话联系：〃我在一开始就提到将请求各位作出保证支持从我们B公司购买新系统。我现在正式提出请各位支持。〃　　　

　　5）与听众或其经历联系：〃我同张经理在过去的四个月中一直保持着紧密的联系，访问了不同的一线通信使用者，对目前的通信系统的优劣有着很深的理解。〃　　　

　　6）根据听众讲明的需要说明可提供的益处：〃首先我们来看第一个问题：〃我们B公司将如何增强贵公司通信系统的可靠性？〃……通过计算机模拟和增加新技术，我们可以增强系统的可靠性。〃　　　

　　论据补充　7）提供事实：〃我们奉行〃让顾客完全满意〃的公司文化，获得过国家最高质量奖。〃　　　

　　8）说明优点：〃为实现这些目标，贵公司拥有训练有素的现场维护人员及优质的维护设备。贵公司与公众一直保持着良好的沟通，在业界也有着很好的声誉。这些都对公司实现长期目标大有裨益。〃　　　

　　缺点：〃这样看来，不能在各种情况下实现与现场人员的及时通信，对公司达到及时反应、安全和首选服务提供者的三个重要目标影响极为不利。〃　　　

　　9）例证及形象化解释：〃我们来看一下怎样利用计算机模拟技术增强贵公司西区部分的通信可靠性。〃（现场演示是一种形象化的解释）　　　

　　10）引用第三方见证：〃我们最近收到了一家公司运营副总裁的来信，赞扬我们B公司系统安装的便利。我会留一份复印件供你们参考。〃　　　

　　个人风格　11）根据内容提问：〃各位对于我们B公司将如何为贵公司安装新系统还有什么问题吗？〃　　　

　　12）强调重要性：〃这种情况对公司短期目标的影响便是很难及时将设备运到最需要的现场，从而危及了对顾客服务的安全性和及时性……公司两个重要的短期目标。结果是公司也达不到你们提出的另一个重要目标……成为顾客首选的服务提供者。〃　　　

　　13）幽默及小故事：〃你们的热情让我很快忘记了刚才一路上拥挤的交通带给我的快感！〃　　　

　　14）有效的身体语言：得体有力的手势、自然的身体移动等。　　　

　　15）声音抑扬顿挫：语气语调高低起伏、语速有节奏感。　　　

　　这里有必要对几个行为技巧做进一步的说明。　　　

　　〃联系听众〃是十分有效的、吸引听众注意力的手段。适时与上下文、听众讲过的话以及听众的经历联系，尤其是与听众讲明的需求联系，会让听众感到你的讲演具有很强的针对性，因为听众都是抱着某种需求和期望来听你的讲演的。　　　

　　在讲第三人称的故事时，为了让故事更生动，你就可以采用〃联系听众〃的技巧。譬如讲一个父亲和一个儿子的故事时，可以说：〃现在我就是那个儿子，〃某某某（听众的名字）〃你是我