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祝你更上一层楼:职业秘书实务-第5部分
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保持心身的健康也是秘书成功的一大诀窍。秘书在工作中要能去掉自己内心的各种私心杂念，不致于凭感情办事或凭想象想当然。我们的祖先历来讲究所谓的“静中之动”，在秘书工作中也要正确处理这种“静”为“动”的关系。秘书工作要求的“静”就是秘书能做到客观冷静地观察和处理各种工作，而秘书工作要求“动”，则是秘书永远保持一颗追求工作尽善尽美之心！
第一节 秘书为什么要有丰富的常识（1）
1、常识对秘书有什么意义
秘书在日常工作中常常会遇到这种情况：客人按预约的时间来访，可上司一时还离不开，要么是与前面的客人没谈完，要么是在打一个长途，需要让客人等一会儿。在这个时候，你就得替上司招待客人。在客人等待的时候，你让客人干等是很不礼貌的。如果客人有几位，他们自己可能会聊点什么；如果只有一位客人，你让他干等，他就会越等越急躁。因此，秘书在这个时候应该跟客人聊点什么。在这种情况下，客人一般会主动提一些话题，范围则可能从克隆人到世界杯。这时，秘书应根据客人提起的话题与他进行交谈。如果能与客人进行这种交流，客人不仅不会焦急，而且会对你本人产生一种信任感。
作为秘书，与客人交谈是一项很重要的日常工作。作为一个优秀的秘书，你不仅在与客人的交流时能听懂客人说话的内容，而且还应能根据客人的兴趣，进行深入的交流，不是只会说“真的吗”或者“是的”这几个字。如果你老是说这几个字，就会让客人感到兴趣索然。
又比如，你陪上司外出办事，上司年纪大了，突然心脏病发作，或者出现脑溢血等紧急情况，在这种紧急情况下，你应该是掏出手机，凭直觉就拨１２０电话。如果你把急救电话号码忘了，还要问旁边的人，或者查效率手册什么的，浪费了宝贵的抢救时间，别说几分钟，就是几秒钟，都可以说是你的失职。
当然，在秘书的日常工作中，像这种危险的突发性事件很少出现，但是，有大量的特殊情况需要秘书凭直觉来处理。比方说上午十一点钟，上司正在会见客人，一个客户公司的秘书电话说，原定于今天下午两点他们的老总到公司来会谈，由于种种原因，他们的老总脱不开身，希望你到他们公司去谈。下午能不能过去，请马上答复他们。在这种情况下，就要求秘书在向上司汇报之前，凭直觉拿出自己的腹案，因为给上司考虑的时间也不多，而且在这种情况下去请示上司，上司的脑筋也不一定一下子就转得过弯来，也会感到左右为难。要在很短的时间内作出判断，只能凭直觉了。
秘书在工作中常常要凭直觉办事。秘书的直觉从哪里来？当然，首先要有丰富的经验，再有就是丰富的常识。因此，作为秘书，必须具备丰富的知识，特别是要具备丰富的社会常识，这类常识包括身材比较丰满的最好注意少穿颜色较浅的衣服，患有糖尿病的人注意少喝洒，出现火情马上打119报警，等等。如果秘书平时对上司工作的职责、负责的范围、思考问题的方法和为人处世的态度有比较多的了解的话，就能很快作出判断，向上司提出自己的想法。没有丰富的常识和经验作储备，你就产生不了正确的直觉，一遇到特别一点的情况，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。
作为企业内外一个信息交流枢纽，秘书每天都在与企业内外各式各样的人物打交道，所以，秘书不一定要具有某一方面的专长，但一定要是个“杂家”，上知天文地理，下懂风土民情，前三百年能说出个甲乙丙丁，后五百年也能道出个ABCD。每一种社会职业都有自己的特长，销售部的人会做买卖，开发部的人会搞科研，而秘书部门的人特长是什么？秘书的特长应该就是有非常丰富的常识，特别是一些常识要非常渊博，这也可以说是秘书这种社会职业的特点。一个优秀的秘书，可以说是一个伟大的常识家。具有非常丰富的常识是秘书的职业特征。常识是直觉的邻居。
2、秘书如何丰富自己的常识
给公司领导安排日程，是秘书一项很重要的工作。上司乘车外出办事，如果秘书不熟悉交通情况，不知道什么地方容易堵车，不知道什么时候是车辆高峰期，不知道在哪个地方是单行线，就不能准确计算出上司在路上所花的时间；你安排路上的时间多了，是浪费上司的时间；你安排的时间不够，把上司搞得像去机场赶飞机似的，还有可能因堵车而误事。但是，像北京的这样的大都市，交通情况那么复杂，谁也不可能一下子把它们搞清楚，所以，像熟悉北京市的公交情况这类常识，秘书不可能像准备考托福那样，搞突击死记硬背；秘书的知识和经验只有靠平时的积累。比如，你平时坐在出租车里，你就应该留心哪个路口容易堵车，什么时候容易堵车，这样，在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书，没有什么诀窍，也没有什么捷径，除了向别人请教，就是自己多留心，多积累；积累多了，悟性也就高了。
秘书的工作具体而繁杂，从待人接物到给领导安排工作日程，如何作到恰到好处，很大程度取决于秘书的经验；而这种经验又很难从教科书上得到，因此，除了年纪大的同事言传身教，只有靠自己在实际工作中去摸索和积累。秘书的工作不仅面宽，而且接触的人多，从各部门到公司领导，从公司内部到外来客人，因此，这也就给年轻的秘书积累经验创造了条件。在日常工作中，只要处处做个有心人，学会观察周围的事，就会有收获。
因此，作为秘书，你每做一件事，每接触一个人之后，都要细想想，哪些把握好了分寸，哪些还有待改进；保持像海绵一样的心态，通过这种日积月累，你的能力就会在无形中提高。秘书大多年轻，在工作中容易出差错。但只要每次出差错后认真反思，吸取教训，学到的东西反而会更多。因此，只要坚持留心，常识和经验就会越积越丰富，进步也就会越快。
第一节 秘书为什么要有丰富的常识（2）
要想成为一个优秀的秘书，必须具备良好的自我学习和积累的能力。古人说“处处留心皆学问”。留心皆学问，就是平时要多留心。留心就是眼勤、耳勤和嘴勤，也就是多看、多听，多问，最后多想。
第二节 社会常识
1、生活常识
秘书必备的生活常识至少应包括这么几个方面：
a。风土人情
公司来了一对欧洲的客人。他们从遥远的西方来到神秘的东方，心中对北京自然充满了强烈的好奇心；先生与公司谈判，而太太不仅希望能够饱览北京的风光、购买一些珍贵的纪念品，而且还想了解一些有关中国传统京剧、瓷器、武术等方面的知识。这样，秘书实际上就成了翻译兼导游，因此，这就要求秘书是个“百事通”，不仅对传统戏剧、名胜古迹，就是对北京那些像全聚德有特色的老字号商店要能做到如数家珍。
b。科学素养
现在科技发展日新月异，报纸上电视里，一天到晚都是新名词、新信息。诸如“纳米”、“克隆”、“干细胞”、“ＤＮＡ”、“转基因”之类的新名词在媒体上层出不穷，这就要求秘书平时注意多学习。这既是工作的需要，也是日常生活的需要。比方说，有外地来的客人问你，北京为什么那么多风沙，或者为什么要保护大熊猫和其他珍稀野生动物，如果没有一定的科学素养，回答就很难到位。
作为秘书必须具备一定的科学素养。不过，科学素养并不是会背几个新名词，还包括了用科学思想、科学精神、科学方法去看问题和思考问题，用科学的观念来看待科学进步对我们工作和生活的意义和影响……
c。艺术修养
对于工作紧张、心理压力大的秘书来说，通过欣赏艺术作品，无疑是使身心压力得到宣泄的一种最佳方式。艺术就像一座收藏着无数奇珍异宝，又永远敞开大门的宫殿，你可以自由地进入，可以和她沟通，通过和她的对话抒发情怀，达到修养身心的目的。不管是忧伤，还是高兴，起伏的心绪就会渐渐平静。现代人的工作生活压力都很大，对于一个需要宣泄情绪的人来说，与艺术对话是最好的选择，这就是古人说的修身养性。久而久之，人们就能够平心静气地看待社会和人生。知道怎样调整自己的情绪，并能选择恰当的方式抒发自己的感情，是秘书必备的基本技能，也是她做人成熟的重要表现。
秘书通过提高自己的艺术修养，拓展自己的想像能力。富于想像力，就会有利于收集并获得广泛、大量的信息与知识；开拓思维方法及观察的视野，提高自己的创造性和创新能力。如果你陪外国客人看京剧时，不能把“四大名旦”介绍为刘德华等人……
d。餐饮知识
懂一些饮食方面的知识，对于一个秘书来说非常重要，因为招待宴请客人也是秘书的一项日常工作。秘书在招待客人时，不仅要能根据客人的籍贯、年龄和性别等方面的不同，选择适合他胃口的菜馆，而且要能对一些名菜做一些相应的介绍，一方面是能显示出秘书的素养，另一方面也能创造一些气氛，给客人宾至如归的感觉。比如宫保鸡丁这道家常菜，一般人都爱吃，它就有一段关于袁世凯的故事，如果你能边吃边介绍，就会让宴席增添许多气氛。
2、人情世故
说一个人太“世故”就是指一个人太势利眼，作为秘书不能太世故，但是，作为秘书又不能不了解一些世态炎凉，因为企业是在现实中生存和发展，企业的领导人每天都在与社会上各式各样的人物打交道，他们在处理一些问题时，为了企业利益的最大化，常常会非常现实；而这种“现实”在一些外人看起来就非常“势利”。比如，上司明明知道张三不学无术，是个典型的花花公子，但还是安排张三进了策划部，因为他老爸是公司最大的广告客户……
这类人情世故，实际上是生意场上的“风俗习惯”，或者说是潜规则。不仅在生意场上，就是在一个公司内部也有许多类似的“风俗习惯”。这类“风俗习惯”，它们实质上也是一种价值观，是生意场上或公司里多少年一代一代沉淀下来并将传续下去的一种职场文化。虽然这些“风俗习惯”一般不像买卖合同那样写得很清楚和有强制性，但它为大多数人所认同。不遵守这些“风俗习惯”的话，就会遭到大多数人的排斥。所以，作为公司秘书，一定要了解一些生意场上和公司内部的“风俗习惯”。即使有些“风俗习惯”非常丑陋落后，你也得首先去适应它。
第三节 经营管理常识
1、公司的决策机构
目前一般的公司都是“有限责任公司”。所谓“有限责任”是指公司出资人仅以自己出资部分来承担偿还债务的责任。由于投资者仅仅作为股东出资，不参予日常经营，因而他们的决策大多以股东大会和董事会的方式来进行。
a。股东大会
有限责任公司的最高决策机关是公司的股东大会。一般的股东都不直接干预公司的经营管理，投资的所有权与公司的经营权是分离的，公司的决策经股东大会讨论认可，委托给董事会和监事会管理。在每年一度的股东大会上审议并决定以下重要事项：规章制度的变更，资本的增减，公司的解散和合并，股份的转让，股东分红，董事会及监事会人员的任免，财务报告的审计和确认，公司董事的薪水等其他利益分配方案。股东大会原则每年召开一次，从某种意义上说股东大会仅是形式上的最高决策机关。
b。董事会
公司董事会是公司经营决策机构，也是股东大会的常设权力机构。董事会向股东大会负责。董事会主要有这么些职责：如决定公司的生产经营计划和投资方案；决定公司内部管理机构的设置；批准公司的基本管理制度；听取总经理的工作报告并作出决议；制定公司年度财务预、决算方案和利润分配方案、弥补亏损方案；对公司增加或减少注册资本、分立、合并、终止和清算等重大事项提出方案；聘任或解聘公司总经理、副总经理、财务部门负责人，并决定奖惩，等等。
c。监事会
公司监事也是由股东大会所选派委任的，其作用是监督董事会的工作是否正确和经营班子是否称职。因此公司（包含子公司）的董事会成员不得兼任公司的监事。一些公司的监事会不仅要对公司财务方面进行监督，而且也对公司业务方面进行监督。上市公司还要接受来自公司以外的财务审计。
2、企管经营常识
企业经营管理方面的知识主要是指企业的组织结构和业务分工，如老总与几位副老总是怎么分工的，经营决策的程序如何，市场部与销售部的分工各是什么。研发部在从事什么产品的开发，公司主要的合作伙伴有哪些公司；公司下一步朝什么方向发展等等。对于企业经营管理情况有一定的了解，对秘书辅助上司的工作非常有益处。
作为秘书，你还必须了解本公司的历史、发展的过程、注册资本、领导人姓名、具体的业务内容、具体产品或服务的价格、年销售额、各地的分支机构，总员工人数等等。
不仅要了解本公司的一些基本情况，而且对公司的同行也应该有所了解。比如你是一家电视机生产厂商的老总秘书，你不仅要知道有多少同行，而且要了解它们的总产量、大致价格、新开发的技术或新产品等，并对整个行业的发展趋势有一定的了解。
3、其他经济常识
a。股票常识
对于一个职业秘书来说，应当具备一些股票和期货方面的知识。在现代经济生活中，特别是股票市场，它可以说是经济生活的晴雨表。股票市场价格的涨跌和市场板块结构的变化，既反映了国家宏观经济发展的趋势，也预演着投资市场的未来走向，因此，作为一个现代企业的领导人，不管是上市公司还是没有上市的公司，都会关注股市的潮起潮落。作为上司的助手，如果不具备相应的知识，那也就说不过去了。
b。外汇金融常识
随着加入ＷＴＯ，企业的国际化进程加速，作为上司的助手，秘书具备一些国际金融方面的知识是最起码的要求。虽然秘书的工作不需要像具体业务部门的人那样，天天盯着计算机上那些外汇变化曲线图，但当自己的领导为某项具体的贸易或投资业务而关注汇率变化时，如果你一点国际金融知识也没有，那你也就不配称为“领导的助手”。
d。法律常识
稍为有规模的公司都聘有法律顾问，所以有些秘书认为自己法律知识多一点少一点关系似乎也不大。其实这是误解。法律知识它包含两层意思：一是知法懂法；二是运用法律，这两者是相辅相成的。作为秘书，你并不一定要像律师那样精通法律，但必须具备起码的法律常识，遇到问题时能够有意识地利用法律加以解决。
在公司经营活动中，如何对公司法律权利的获得、行使与保护、如何避免出现法律纠纷以及出现法律纠纷后如何解决，这些都涉及专门而又复杂的法律条文，必须由专门的律师来处理。但是，这并不等于秘书不需要具备一些法律知识。企业对法律知识的需求�
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