高效冠军-第3部分

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内容提要：高效7大元素
要做到个人高效，必须360度、全方位地提高自己的效率与效能，涵盖的层面有你的心理、观念、工作方法与流程、收纳、身体精力、持续的成长，以及工具的掌握。唯有在各个层面完全掌握高效的每一个环节，你才能够达到“快乐高效工作，成就非凡人生”的境界。这本书将通过全方位地阐释高效的7大元素，与你分享“高效冠军”
　　成功的秘密——“全方位冠军高效系统”（360°　Champion　Productivity　System）：
　　ü 高效元素1：激情动力。让工作成为一种乐趣！首先引导你找出你工作与生活的激情，让你拥有源源不绝、持久高效的热忱动力。
　　ü 高效元素2：高效基础原则。“聪明工作”（Work　Smart）！阐释如何达到事半功倍的高效“心法”原则，解说高效的正确观念，纠正一般常见的错误。
　　ü 高效元素3：冠军高效系统CPS。每天高效完成大量任务！最新的个人高效工作流程，帮助你提高每一天的效率与产出，实用性强，让你快速完成每日烦琐的工作事项，表现更杰出，时间更宽裕，生活更快乐。
　　ü 高效元素4：收纳管理。打造高效的办公区域！教你最新的收纳管理技巧，来重新整理你的办公区和桌面，帮助你降低焦虑和压力，大幅提升你的工作效率、对工作的掌控感与快乐情绪。
　　ü 高效元素5：精力管理。成为抗压性强、精力充沛的职场战士！向你介绍最简单有效的观念与方法，帮助你全方位地从饮食、运动、睡眠、减压几个方面全面提升你的健康水平与工作精力。
　　ü 高效元素6：永续成长与改善。全方位提高自己的核心竞争力！为了个人的持续进步，你应该安排学习的主题，在最短的时间内在事业上脱颖而出，成就更高而且更轻松快乐。
　　ü 高效元素7：高效工具与规划。掌握最新、最实用的高效利器！介绍如何选择必备的高效工具，如何善用它们，帮助你做好高效的工作规划，以及做好执行计划的步骤。
　　在7大高效元素之下，我一共介绍了32个实用的高效冠军技巧与工具。
　　你可以很自由地跳着翻阅本书的任何一个章节，但是如果你想获得最完整的效果，我建议你还是依照章节的次序来阅读。
　　有一点我们要了解的是，高效与时间管理的方法有很多，不可能每一种方法都适用于每一个人。我尽量多介绍几种最好用、有效的方法选择，希望你可以多加尝试，看看哪一种对你最合适。不要害怕去尝试，一种方法对你不合适，就再去试试另外一种。关键是：你一定要去做做看！相信你已经有这样的体会：光是靠“阅读”而不
　　去做，你不可能有进步。
　　你在学习新技能的过程中，要改变你以往一直以来的习惯，不是一件容易的事。心理学家说你至少需要持续不断21天，才能养成一个新的习惯，更何况要打破一些根深蒂固的坏习惯，不是那么容易。有时候你可能需要花几个月到一两年的时间，才能完全掌握新的技能，以及得到大幅度改善的效果。我要告诉你的是，要有耐性！只要你坚持，这些努力将会是终身受益的，因为你将会获得你梦寐以求的美好人生！
　　

想法与计划一定要写下来
在开始介绍这7个高效元素之前，让我们先来谈谈一个基础但很重要的前提：想法与计划一定要写下来。
　　在讨论事情的时候，当我问对方，需不需要写下来以免忘记，时常听到的答复是：“不用写啊，我都记得的。”结果是，总是会有事项被遗漏忘记。不知道你是不是也有过同样的经验？
　　高效专家一致认为，你一定要将所有的想法、计划与工作事项写下来！因为我们是人，不是电脑，你不可能永远记得所有的大小事情。尤其是在制订计划的时候，你很难既用脑袋思考，又用脑袋来记忆所有的事情。
　　有些人认为讲这个太过简单甚至没什么必要，但是请你下次仔细观察一下你周围的同事，还有自己，平时有多少次是因为当时没有写下要去做的事，结果忘了的？此外，因为当时没有写下来，你心中是否有“不安全感”？很多时候这其实是你焦虑的一个主要原因。
　　将想法全都写在纸上，或是记在电脑、手机、录音笔里面，有这些好处：
　　ü 减轻你头脑的负担，帮助你释放出创意的能量。
　　ü 让你免除会遗忘的忧虑，可以全心专注于关键的要事上。
　　ü 写出来让你一目了然，订出的计划更全面、更有效。
　　ü 容易将计划化为可执行的行动任务，并贯彻实现，让你表现更杰出。
　　ü 减轻你担忧的压力，让你晚上睡得更安稳。
　　不论是用手写的记事本、万用手册，或是智能手机、PDA等电子装备，对于这种非常重要的高效记录工具，我在最后的高效元素7中有详细的介绍。如果你想现在就开始选用一种适合你的“个人信息管理工具”，来记录这几章的想法与计划，你可以先跳去看那一部分，再回到这里来继续。当然，你也可以先直接将你的想法写在书的空白处，或是任何记事本上。
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高效元素1：激情动力（1）
“工作是一种乐趣时，生活是一种享受；工作是一种义务时，生活是一种苦役。”——高尔基（Maxim　Gorky，俄国作家）
　　王先生从小就喜欢搞技术，现在是一家企业技术部门的资深工程师，这几年完成了好几个重要的项目，对企业的贡献让他备受尊崇，因而最近被晋升为技术部门的经理。当我向王先生祝贺的时候，他向我表示，倒是没有想过这么快被晋升，升职加薪虽然也让他很开心，但是最让他快乐的，是他每天能够“玩”他最喜欢的产品和接触到他喜爱又熟悉的技术工作，所以工作繁忙经常加班也不觉得累。王先生很热爱他的工作。
　　李先生是一家外企的销售部门经理，业绩压力非常大，当我给他做一对一教练辅导的时候，我发现他虽然工作异常辛苦，但总是斗志旺盛。我问他是如何做到的，他很坦率地答复：“因为我有我的计划。这份工作虽然我觉得还可以，但我知道这不是我最爱做的，也不会是事业的终点站。但是它目前对我很有意义，因为我自己的计划是，在3～5年之内自己创业，现在我需要经验以及原始资金的积累，而这份工作，可以让我获得这些，就算是将来创业不成，我个人的职场价值肯定也已经提高不少。”　李先生在做的事情是对他有意义的。
　　公司里的钱小姐下班后要去和朋友约会，看7点30分的电影，所以对于我当天交付给她的许多任务，她好像是上紧发条似的，处理得又快又好！钱小姐热爱生活，热爱工作。
　　以上的三个小故事中，王先生因为很热爱他的工作，所以有陶醉其中的激情；李先生因为很清楚这份工作对他的意义，所以也有斗志旺盛的激情；而钱小姐想尽快下班，享受生活的激情给她注入了强心剂。这些激情，都是他们快乐工作或是艰难时刻持续推动他们的强大动力。而这激情动力，也正是让我们持续高效又快乐的元素，如果掌握了产生工作激情的诀窍，你就拥有了成功与快乐的钥匙。
　　心灵的力量是无比巨大的。假设有两个人都学会了一样的高效工作方法，自愿主动、充满激情要去将工作做好的人，会比被动不甘愿的人做得更快、更好、更高效，也更持久。因此：
　　激情是高效的持久动力！
　　学习个人高效方法的目的，不是为了让你每天做更多事情，而是让你每天激情工作、享受生活，同时获得更高的成就，也就是：
　　ü 让每天的工作成为一种乐趣，找出你工作的激情，将激情转化为每一天的动力，推动你快速、高品质地完成工作，获得更大的成就与满足感，以及更多可自由支配的时间与财富。
　　ü 有了更多可自由支配的时间与财富，你就可以安排做自己喜欢的事，每天享受生命。
　　　　“激情－高效”的良性循环
　　激情的好处是可以推动你每天持久专注、高效地工作；而高效为你带来的好处是更多可以自由支配的时间与财富，让你去享受生活，并且获得成就感与满足感；如此好的体验会让你产生更多对工作与生活的激情，再去更专注、更高效地表现，从而产生一种“激情－高效－更多激情－更加高效”的良性循环。
　　要高效，必须有激情作为持续的动力。这个元素与你分享的，就是从一开始，你该如何启动强大的激情动力：
　　ü 了解如何进入“完全专注”的心理状态，而达到“Flow流畅”的快乐高效境界。
　　ü 找出个人价值观：让你看清楚哪些是你的处世原则，以及你最重视最在乎的价值观，帮助你了解自己，也为你的个人愿景规划做好准备。
　　ü 规划你的愿景：让你预先“看到”最终你人生与事业成功的画面，帮助你随时清楚自己的大目标方向，遇事果决，始终专注于对你有意义的地方。
　　ü 如何“爱你所做的，做你所爱的”：找到工作的激情，让工作充满乐趣，如此你才会具备全身心投入的专注，更加高效。
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高效元素1：激情动力（2）
ü 估算你的时间价值：实际计算出你的时间价值，帮助你珍惜与善用宝贵的时间。
　　用设计高楼大厦作为一个比喻，假设你是一位建筑工程师，打算设计一栋让你引以自豪的高层大楼（成就非凡的事业、人生）：
　　1。 所有世界顶尖的设计师，都是在身心完全投入专注的状态下，才能够发挥最大的创意，产生出世界一流的设计作品，所以你首先要能够进入到“完全专注”的心理状态，让你的创意泉涌，沉浸其中。
　　2。 设计出的大楼要坚固、实用、美观，建筑中所有采用的建材就必须有一定的规格要求，在采购的时候，全都要与标准规范比较，决定是否购买，同时建筑的每一个细节也都要符合设计的标准，这样才不会模棱两可、犹豫不决，最终盖出来的大楼才能够符合你的品质要求。你的“个人价值观”就是你心中的规范尺度，让你看清楚哪些对你是最重要的原则，帮助你快速做决定。
　　3。 就如同设计的蓝图以及完成的建筑效果图，可以帮助你预先“看到”大楼最终的样子，你的个人愿景也有同样的效果，能够帮助你时时刻刻清楚你的最终目标。
　　4。 就像很多人会自问：“我是否真的喜欢做这份工作？”如果你根本不喜欢做建筑工程师，也就不可能会狂热地专注在工作上，更不可能盖出一栋让你引以自豪的高层大楼。所以高效的先决条件是：要去爱你所做的，或是做你所爱的，让激情产生持久的专注力。
　　5。 就像一栋大楼所处地段的地价、所用建材的价位，会影响它的价值，你也可以给你的时间标个价，让你更加清楚你的时间对你的重要性。
　　激情动力是你能否达到高效与成就非凡的关键，也是建筑大楼的根基，是不可或缺的部分，千万不要等闲视之。这个元素所要讲的，就是如何打好高效的根基。
　　在这个元素帮你培养好心理素质之后，在下一个元素你会继续学到，要达到高效的基础原理和观念。
　　　　“Flow流畅”的快乐高效境界
　　如果你曾经看过世界知名的华人大提琴家马友友的演奏，你会知道，他不光是琴艺卓绝，他极度投入表演的神情更是一绝。当他在演奏时，他的身体与头部，随着音乐有些夸张但又淋漓尽致地摇晃着。你仔细观察他那极度丰富的表情神态，你会发现，他是完全忘我地融入，并陶醉于他所诠释的音乐当中，到达人琴合一的境界！而我们听众（也是观众），很自然而然地被他的琴艺与真情投入给深深地吸引住，沉浸于美妙的天籁与意境之中，时间似乎静止了，也忘记了身在何处，一同达到感动而忘我的境界……这种最佳的体验，无论是对于演奏者与听众来说，都是所谓的“Flow流畅”境界。
　　　　“Flow流畅”是激情最佳的验证
　　美国心理学家奇克森特米哈伊，在其名著《流畅：最佳体验的心理学》（Flow：　The　Psychology　of　Optimal　Experience）中提出，人在“Flow流畅”的境界时最快乐。“Flow流畅”的境界是指：
　　ü 完全地融入、投入，而达到忘我的状态，此时你与你正从事的活动、环境合而为一，而发挥到极致。例如顶尖运动员、音乐家在表现最好的时候，都有过这种“完全在状态”的体验。所以有些人表现不好的时候会说：“我今天不在状态。”
　　ü 感觉到完全的自由、喜悦、满足。例如你在看一本好看的杂志、书，听好听的音乐等，你事后才发现“时间怎么过得那么快”，当时根本忽略了时间、身边的环境，甚至自我的存在。
　　奇克森特米哈伊在接受访问时，描述“Flow流畅”的境界：“完全地融入此时你正从事的活动中，自我逐渐消失了，时间飞逝，所有的行为、动作、思绪必然地一件紧跟着一件连续着，就像演奏爵士乐一般。你的整个身心都参与其中，并且你正极致地发挥你的才能。”
　　你我应该都有过“Flow流畅”的体验，例如：
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高效元素1：激情动力（3）
ü 看一部好看的电影，觉得怎么这么快就完了，其实的确是看了两个小时。
　　ü 忙着在赶一件你觉得很重要的工作，忽然间发现，怎么时间过得那么快。
　　ü 陶醉在你喜欢做的事情、嗜好当中。例如你在翻看着以前的照片，回忆着当时欢乐的时光。
　　我们之前提到，激情是高效的持久动力，当你在工作的时候有“Flow流畅”的现象出现，就可以证实你的确是对于所从事的工作有很大的激情，也就是你会：
　　ü 上班感觉时间过得很快，期间忘了时间，忘了自我。
　　ü 享受工作，工作时心情愉快，有成就感和满足感。
　　ü 做事觉得得心应手，能充分发挥自己的能力。
　　这种心情快乐又表现杰出的现象，是你现在的状态吗？或者这也是你想要的工作体验？
　　你可以用以上这几点来检验你在工作中是否有“Flow流畅”的体验，是否有足够的激情动力。如果答案是有，那么我先恭喜你！你已经具备高效冠军的心灵特质；如果还没有，或是还不够，接下来本元素的一系列方法，就是要先帮助你启动并且提高你的激情动力。
　　　　达到完全专注的“Flow流畅”境界
　　要如何做到完全专注的“Flow流畅”境界？奇克森特米哈伊提到，必须在“任务的挑战性”以及“执行者的能力”之间，取得一个平衡点，“Flow流畅”的状态才会发生。任务太难会让人感到挫折与焦虑，而太容易又会让人失去兴趣，都无法获得忘我的快乐体验。
　　因此，当你在做你喜爱的或是有意义的工作，而它的挑战性对你来说略高但尽力还可以达到，你就很容易在这个时候产生“完全专注”的状态，而进入到“Flow流畅”的境界。
　　更详细地说，要达到完全专注的“Flow流畅”境界，你必须：
　　ü 了解你最喜爱做的是什么，你的专长能力是哪些。
　　ü 了解自己最在乎的是什么，哪些对你来说是有意义的，以及你人生事业的目标愿景。
　　ü 找出你的工作对你的重要意义，或是找到你最爱的工作、事业。
　　ü 你的