"A4纸"工作法-第2部分

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。因此，我们需要养成抓住〃尾巴〃、将这一周应该做的事情在周五前做完的习惯。　　　

　　先下手为强。　　　

　　你也赶快从将日程管理总结到一张A4纸上，使宏观目标细化成微观目标，从投入到以周为单位的工作中做起吧。这样一来，即使由于对方的有事或出现突发事件而不得不改变日程，你也不用因为这些事而烦恼了，而且这样应该能够将能量聚集到应该做的事情上。　　　

　　日程管理表单（每月）　　　

　　目标　截止日期　3月　4月　5月　　　

　　新产品的宣传　2007年5月　本部长会议上　　　

　　确认　确定预算　开始宣传　　　

　　新产品说明书　2007年5月　最终稿　说明书的设计与拷贝件的制作　新产品说明书　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　日程管理表单（每周）　　　

　　目标　每月目标　每周目标　日期　负责人　　　

　　（受托人）　现状　　　

　　　1w　2w　3w　4w　5w　　　　

　　新产品的　　　

　　宣传　本部长会议上确认　调查A公司　2　大林　　　

　　　结束　　　　　　　　　　

　　　调查Ｂ公司的　9　大林　　　

　　　已委托　　　

　　　调查Ｃ公司　16　大林　已委托　　　

　　新产品　　　

　　说明书　最终稿的　　　

　　制作　原案的制作　23　自己　结束　　　

　　　本部长会议上　　　

　　确认　28　自己　　　　

　　　开会商议　2　自己　　　　

　　　摄影　9　田口　　　　

　　　最终稿图片的确定、订货　16　自己　　　　

　　　最终稿完成　30　田口　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　根据一张A4日程管理表召开每周的例行会议　　　

　　我在前一节叙述了一张A4纸日程管理表单的重要性，但有一点我还要说明一下，即尽量与单位的同事共享此日程管理表单。之所以要这样做，是因为一旦突然有事，无法脱身，你就需要他人的支持和帮助，如〃让后辈帮忙调查A公司的事情吧〃、〃让同事代替我去与新产品的摄影师碰面吧〃。　　　　　　　　　

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第8节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（3）　　　　　　　　　

　　而且，如果这一天后辈和同事也有安排，无法脱身的话，该怎么办呢？这方面的协调非常麻烦，而且这样做会导致日程安排乱成一片。　　　

　　因此，即使是从预防这种情况发生的意义上来说，我也希望大家能够与单位的同事、项目成员们开每周例行会议，互相报告、确认一下下周的日程安排。而且，我们还要根据对方的日程安排调整自己的日程。这样一来，彼此的业务便可顺利进行了。　　　

　　不仅如此。如果能跟摄影师沟通一下，对〃这周末无论如何也要使用某某照片，所以能不能将摄影日程安排到这周的中间呢〃一事进行确认，也能够起到防止自己的业务延迟的作用。　　　

　　而且，如果事先知道〃他下周有一件无法推辞的重要事情，所以那天就不要委托他做其他事情了〃这一情况，至少可以留意一下。　　　

　　这一点对对方来说也是一样。有的时候，可能需要你去帮忙做一件事情，这样一来，对对方也是一种帮助。这对双方都有利。　　　

　　关于每周例行会议的召开日期和时间，我建议大家尽量在周五下午一上班的时候就举行。这是因为如果有件事必须在这周之内完成，周五上午你一定会担心这件事，对于例行会议，就会变得心不在焉。傍晚也是如此，如果傍晚时分必须做好周末上班的准备，或是调整下周的日程，也可能对例行会议心不在焉。　　　

　　在这里，重要的是建立一种体制，即每个人都以一种非常积极的心态参加例行会议，并互相了解一下对方的日程安排，必要的时候，能够互相帮助。只要能做到这一点，你的一张A4纸〃日程管理表单〃就会如虎添翼，会变得更加完美。　　　

　　时间损耗划分表单　　　

　　从一张A4纸看出时间损耗　　　

　　人或多或少都会有口头禅，如果是由于过度使用电脑而肩酸、腰痛的人，口头禅会是〃累了〃、〃好疲惫〃；如果是器量狭小的人，口头禅会是〃好担心啊〃、〃好不安啊〃、〃不会有事吧〃等等。说到商务人士用的最多的口头禅，应该会是〃太忙了〃、〃好难〃吧。　　　

　　某化妆品公司宣传室的K科长就是如此。他嘴里一天到晚念叨着〃太忙了〃〃好难〃，总是把这种牢骚挂在嘴边。　　　　　　　　　

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第9节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（4）　　　　　　　　　

　　〃今天上午，学生时代的朋友突然来访，所以我去跟他一起吃午饭，他跟我聊到了再就业的事情。因此，我浪费了将近两个小时的时间。〃　　　

　　〃我花了很多时间在修改新产品的说明上，今天又要加班了。对了对了，我还得查看一下邮件……〃　　　

　　但是，在我看来，这是他自作自受，自己勒自己的脖子。因为K科长只不过是自己给自己添忙罢了。是他自己在不知不觉中浪费了时间。　　　

　　这到底是怎么回事呢，其实我们只要将这些事情归纳成一个〃时间损耗划分表单〃，就立刻能看到问题所在了。首先，我们要回忆一下自己最近一周的日程安排，我们从记录每天的日程做起。这里面也包括不速之客、计划外的安排，所以如果您使用Outlook等工具，可以在当初制定的计划的基础上，打上改期之后的日程安排，并将其打印出来。　　　

　　接着，我们便可以在此基础上，看看它属于以下4种情况的哪一种。　　　

　　①　本不应该插进来的事情　　　

　　②　本可以汇总的事情　　　

　　③　本可以委托他人做的事情　　　

　　④　本可以通过与人商量简化的事情　　　

　　我按顺序来说明一下吧。　　　

　　①中的〃本不应该插进来的事情〃，指本可以根据自己的判断排除掉的安排。以K科长为例来说的话，学生时代的友人来与之商量再就业的事情，结果浪费了将近两小时的时间一事，便属于这种情况。但是，我认为，如果事先确认一下有何事，说一句〃能不能日后再详谈〃，这两个小时的时间就可以大幅缩短，甚至是变成零。　　　

　　②中的〃本可以汇总的事情〃，是指本可以根据自己的判断压缩的事情。查看邮件等事情便是很好的例子，利用被打乱了的时间去做这种事情，就会浪费时间。如果能事先确定好早上、下午或傍晚查看邮件，便可以节约百分之二十到三十的时间。　　　

　　③中的〃本可以委托他人做的事情〃，是指本可以拜托他人帮忙做的事情，以K科长为例来说的话，修改新产品说明书上所要记载的说明而花费了很多时间一事，便属于这种情况。这些事情只要交给部下或后辈人去做，花费的时间就会大幅缩短，或是变成零。　　　　　　　　　

◇。◇欢◇迎访◇问◇　　

第10节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（5）　　　　　　　　　

　　④中的〃本可以通过与人商量简化的事情〃，是指通过与人商量，来省掉等待或行路等时间，从而缩短浪费的时间。　　　

　　总之，如果我们能将过去的时间损耗作为一种数据捕捉到，并分析其属于这四种情况中的哪一种，然后记录到一张A4纸上，今后再遇到类似的情况时，就可以将其作为一种参考，应对方法自然也就明了了。　　　

　　时间损耗划分表单　　　

　　本不应该插进来的事情　本可以汇总的事情　　　

　　与朋友的午餐　　　

　　不速之客的应对　　　

　　　2小时　　　

　　1小时　　　　　　　　　　

　　　邮件的查看　　　

　　书面申请的批准　　　

　　电话　　　

　　　4小时　　　

　　4小时　　　

　　3小时　　　

　　合计　3小时　合计　11小时　　　

　　本可以委托他人做的事情　本可通过与人商量简化的事情　　　

　　说明的修改　　　

　　　3小时　　　　　　　　　　

　　　营业进展会议　　　

　　行路时间　　　

　　紧急会议　　　

　　　2小时　　　

　　6小时　　　

　　2小时　　　

　　合计　3小时　合计　10小时　　　

　　先后顺序划分表单　　　

　　用一张A4纸归纳工作的先后顺序　　　

　　积累了一定的经验，做到相应的位子上之后，商务人士的一天就会变得更加艰难。　　　

　　〃今天必须将报价单做出来，提交给A公司，而且要将明天开会时提交的报告整理出来。〃　　　

　　〃对了，公司发展史的出版是公司成立纪念活动的一环，我也是公司发展史编辑委员会的一员，所以在召开委员会之前，如果我不将计划书整理出来……〃　　　

　　如上所述，这种人要做的事情一旦堆积起来，即使写到笔记中，有时也会头脑混乱，不知不觉忘记。因此而犯下重大错误，如果错过商机的话，还容易被上司贴上〃不会工作的家伙〃的标签。　　　

　　在这种时候，我下面要介绍的一张A4纸〃先后顺序划分表单〃便能够发挥作用了。　　　

　　方法非常简单。只要在以下四项中填上应该做的事情就可以了。　　　

　　①　非常重要，且必须马上做的事情　　　

　　②　不太重要，但必须马上做的事情　　　

　　③　非常重要，但无须马上做的事情　　　

　　④　不太重要，也无须马上做的事情　　　

　　首先，如果不将①中的〃非常重要，且必须马上做的事情〃不当一回事，容易给日常业务带来阻碍，或是失去信誉。因此，我们要尽最大努力去快速处理这种事情。如〃制作今天之内必须提交给A公司的报价单〃、〃整理明天开会时需要提交的报告〃之类迫在眉睫的事情，便属于这种情况。　　　　　　　　　

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第11节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（6）　　　　　　　　　

　　所谓②中的〃不太重要，但必须马上做的事情〃，我可以做一个简单的比喻，即〃明天要跟中学时代的几个同学聚会，所以必须预定一个合适的饭店……〃一类的事情。与工作本身相比，这种事情多是个人的事情，虽然我的说法有些不好，但是这种事情有一个优点，那就是可以临阵磨枪，或通过降低要求而立即处理完毕。实在不行，在小酒馆聚会好了，这样就不用预约了，也就不用因为这件事而苦恼。　　　

　　这里面最重要的是③中的〃非常重要，但无须马上做的事情〃。〃在下个月的委员会到来之前，必须整理好公司发展史计划书〃便属于这一类，如果以周为单位来考虑的话，为此而应该做的事情就要排到①中去，且需要多加注意。　　　

　　要想整理出公司发展史计划书，也许还需要看一遍参考资料，并想出一个大概的目录。这样一来，我们就需要一边对照之前所述的一张A4纸的日程表，一边将应该做的事情从以月为单位细分到以周为单位，有的时候，还要根据需要将其归入①中迅速处理。　　　

　　在商务环境变化明显的今天，在限定日期到来之前，④中的〃不太重要，也无须马上做的事情〃即使不处理也没关系，因此，我就不在此解释了。　　　

　　好了，你也赶快将应该做的事情写到我刚才说的四项后面，并在一周时间内多多查看吧。在这里，最重要的是留意③与①的关系，根据时机灵活移动它们。如果能做到这一点，弄错工作的先后顺序，遗漏某件重要事情的风险就会大幅降低。　　　

　　先后顺序划分表单　　　

　　公司发展史计划书　　　

　　　重要程度　　　

　　高　　　　　　　　　　

　　制作必须在今天之内提交给A公司的报价单　　　

　　整理明天要在会议上提出的报告　　　

　　紧急程度低　紧急程度高　　　

　　填写下下周要去做体检时提交的调查表　　　

　　　重要程度低　　　　

　　要和学生时代的朋友聚会，所以要预约饭店　　　

　　让人安心入睡的二分法表单　　　

　　一张A4纸让您安睡到天亮　　　

　　入职软银，在孙正义手下工作的时候，我常常与他一起工作到深夜一两点。而且，今天的工作就此结束的时候，孙正义一定会这样喊道：　　　　　　　　　

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第12节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（7）　　　　　　　　　

　　〃好，这样就能看到希望了。〃（よし、これで見えてきた！）　　　

　　实际上，这一声大吼是有它的意义的。如果不说一句〃今天该做的事情都做完了〃画一个界限，即使是回到家，躺到床上之后，我们也会很不安，甚至无法入睡。因此，我建议大家把今天应该做的事情全部做完，然后带着一种轻松的心情回家。……孙正义当时的想法就是这样的。　　　

　　现在回过头来，看看你是怎么做的呢？你不是不工作做到一半便放在一边，然后一边想着〃糟糕，这个月的营业额也许完不成了。那样的话，会被部长严厉批评的〃，一边躺在床上苦恼呢？　　　

　　为此，我在孙正义的〃大吼〃提示下，制作出了下面这个〃让人安心入睡的二分法表单〃。　　　

　　这里的做法也非常简单。首先，将妨碍你睡眠的不安因素，也就是你〃担心的事情〃简单明了地写出来，如〃这个月可能无法完成营业额〃。　　　

　　接着，将你能够想到的完成营业额的对策如实写出来。如〃给小A发一封邮件吧〃、〃约见B公司的B专务〃、〃从其他部门借来另外的客户清单〃等等。　　　

　　这个时候的要点是将它们分为〃今天能做的事情〃、〃明天以后可以实行的事情〃两类，然后对其中的项目进行确认。　　　

　　这是因为，如果你写出这些是在深夜时分，地点是在自己的卧室的话，则不能将〃约见Ｂ公司的Ｂ专务〃归入今天能够做的事情一类。反之，如果是〃给小A发一封邮件吧〃这件事，即使是用家里的电脑也可以进行，而且哪怕只是做了这件事，也能够使你的心情变得轻松，使不安的因素减少。　　　

　　也就是说，按孙正义的话来说，喊一句〃今天该做的事情都做完了〃，就是画了一道分界线，今天便可以不再苦恼，安心入睡了。　　　

　　现在我来说一说我的经验，这个〃让人安心入睡的二分法表单〃真正对我发挥作用，是在日本纳斯达克将要创立的时候。当时，孙正义让我〃请2000名冒险事业企业家来〃，我便给整个日本的企业家发了传真或信件广告，说实在的，我当时的心情非常复杂，心里在担心〃请来2000名企业家，就能够顺利成立吗〃。　　　

　　但是，苦恼不会让事情取得进展。于是，我一边与项目成员们商量，一边依次写出了〃今天能做的事情〃〃明天以后可以实行的事情〃，在将其付诸于行动的每一天里，我的不安便开始骤减。之后，〃今天已经做到这里了〃的想法让我充满了成就感，这种成就感转换成放心感，也使我能够熟睡了，我记得是这样的。这虽然称不上是〃千里之行，始于足下〃，但那些积累关系到日本纳斯达克的成立。　　　　　　　　　

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第13节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（8）　　　　　　　　　

　　难以入眠的时候，你也一定要试试这个方法。它比在床上苦恼，或是吃安眠药、喝酒健康得多。　　　

　　而且，希望你能记住，这个方法对个人烦恼，如解决人际关系问题、家庭问题等也很有效。　　　

　　让人安心入睡的二分法表单　　　

　　　主　题　　　

　　这个月的营业额可能无法完成　　　　

　　　Today　To　do　Tomorrow　　　　

　　　今天