每周工作4小时-第4部分

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　　为了避开那些表面上紧急的事情，你可以问问自己：“如果我不做这件事，会有什么后果？它值得我推迟重要事情来做它吗？”如果到目前为止，你今天甚至还没有完成一件重要的事情，就请不要为了避免5美元的延期罚款而用最后一小时的工作时间去还一张DVD碟片。请先把重要的事情做完，再去付5美元的罚款。
　　6．在电脑屏幕上做一个Post…it便条或者在Outlook里做个备忘录，一天至少提醒自己三次：“我是不是在用各种各样的杂事来避开最重要的事情？”
　　7．不要同时做几件事情。
　　我要重申一遍你早已知道的事实。一边刷牙一边打电话一边回电子邮件，是不可能的。一边吃东西一边上网查资料一边发短消息，也是不可能的。
　　如果你合理地安排了主次轻重，根本没必要同时做好几件事。这是“任务蔓延”（task…creep）综合症的体现——做很多事让自己有成就感，其实成功完成的很少。重复一遍：每天最多安排两件重要的目标或者任务。每一件事都从头到尾无干扰地单独完成。分心只会带来更多的中断和失误、更少的净利润和更低的满意度。
　　8．在宏观和微观层面应用帕金森法则。
　　应用帕金森法则在更少的时间内完成更多的工作。精简计划，缩短时限，才能做到专注行动和防止拖延。
　　从每周和每天的宏观层面上，可以尝试在每周一和（或）周五放假，每天下午4点前停止工作。这将有助于你分轻主次轻重，也可能有助于你开展社交活动。如果你面对的是一个非常严格的老板，我们会在后面的章节里讨论应对他的具体细节。
　　从微观层面上，要尽可能精简“要做事务清单”，并尽可能缩短时限来提高行动的速度。
　　

培养选择性忽视的能力（1）
信息的消耗能力显而易见：信息消耗了接收者的注意力。因此，大量的信息造成了有限注意力的分散，也产生了在过多信息源中合理有效地分配有限注意力的需要。
　　——赫伯特？西蒙（Herbert　Simon，1916—2001，
　　诺贝尔经济学奖获得者7和A。　M。　图林奖
　　［计算机界的诺贝尔奖］获得者）
　　一定年龄以后，阅读很容易使头脑由主动创新状态变为被动接收状态。任何一个阅读太多而动脑太少的人都会养成懒于思考的习惯。
　　——阿尔伯特？爱因斯坦（Albert　Einstein，1879—1955，
　　德裔美国物理学家，诺贝尔奖获得者）
　　我希望你好好坐下来。拿掉嘴里的三明治不要被噎住了。把小孩子的耳朵捂上。我将告诉你一些事实，这些事实会有相当一部分人无法接受。
　　我从来不看新闻，5年里只在伦敦斯坦斯特德机场买过惟一的一份报纸，那也是为了买无糖百事可乐时打折。
　　我承认自己是个与世隔绝的阿米什人，但最后我发现，那里不卖百事可乐。
　　多恶心啊！这样也能号称见多识广、富有责任心的市民？不看新闻怎么了解最新时事？我会回答这一切问题，但是等等——事实比你们想像的要好些。我每周一会用差不多一个小时的时间查阅商务电子邮件，但我在国外的时候从来不查收语音邮件。从来不会。
　　但是，如果某人有紧急事件怎么办？这类事情还没有发生过。我的熟人们都知道我不会理睬那些紧急事件，所以紧急事件或者没有发生过或者发生了也不会来烦我。如果你把自己当作处理信息的瓶颈而把权力下放给其他人，问题就会自行解决或者消失。
　　培养选择性忽视的能力
　　从现在开始，我希望你能培养出选择性忽视的离奇本领。视而不见的本领也许是天生的，但它也可以后天训练而成。一个人必须学会去忽视那些无关而琐碎的信息，去除那些无用的干扰。最重要的就是以下三个步骤。
　　第一步是养成和保持低信息食谱的习惯。就如同现代人吸收了过多的卡路里和没有营养价值的卡路里一样，信息工作者也从错误的来源吸收了信息数据。
　　输出——大量的输出是生活方式设计的基础。要增加输出，只有减少输入。大多数信息耗时、消极，与目标无关，也在你的能力之外。请留意你今天所读所看的东西，然后回答我，它们是否至少和以上四点中的两点相符。
　　我只在每天去午餐时扫一眼售报机的头版标题。过去的5年里，我没有因为这样的选择性忽视而遇到任何麻烦。而且，选择性忽视反而让你有了新的话题，你可以在谈话中问别人：“告诉我，最近世界上有什么新鲜事发生吗？”如果事情真的那么重要，人们一定会谈论它，你也可以从别人口中了解整个事情。我以这种方式所了解到的世界大事，往往比那些专注于细枝末节而失去整个信息森林的人所了解的还要多。
　　从可行性角度来看，每个月我最多能读完三分之一本产业杂志（Response）和一本商业杂志（Inc。），总的阅读时间在4小时左右。这是以结果为导向的阅读。睡前我还会读一小时小说，放松一下自己。
　　我是如何做的呢？举例说明一下我和其他新贵都是如何看待和获取信息的。在上一次总统选举中，除了身在柏林那段时间，我参与了各项投票。我在几小时内就做出了决定。首先，我给美国的朋友们发电子邮件，他们都受过良好教育，价值观也和我一致，我问他们选了谁以及为什么。其次，我判断人的标准是行动，不是言语。于是我询问柏林的朋友们，他们的观点都不受美国媒体宣传攻势的影响，我问他们：如何根据候选人过去的行为判断他们的能力？最后，我看了总统候选人的电视辩论。我就做了这么多。我让这些值得信赖的人为我花几百个小时综合分析了几千页媒体的各类评论。就好像拥有了几十位个人信息助理，而我并不需要付给他们一分钱。
　　你会说，这只是一个简单的例子，如果你要做的事情你的朋友都没有做过呢？比如说，身为新人，如何将自己的第一部作品卖给世界上最大的出版商呢？这么问就很有意思。我用了两种办法：
　　1．从几十本参考图书中，我根据读者评论以及作者所取得的成效挑出一本。如果我只想知道如何去做，我就只阅读“我是如何做到的”那部分和作者的自传部分。像思考者和崇拜者那样花时间阅读全书是不值得的。
　　2．通过阅读该书，我提出一些聪明而具体的问题，并通过电子邮件和电话联系了世界上最棒的10位作者和代理人，反馈率为80％。
　　整个作品，我只阅读与我立即要做的事情相关的章节，只花了不到2个小时。写电子邮件和电话的草稿花了大约4小时。而真正发电子邮件和打电话只花了不到1小时。这种亲身联系的办法不仅比去全自助的信息餐厅更有效率和效益，同时也为我找到了将来图书销售的主要的同盟和导师。而我也重新认识了“交谈”这种被遗忘的技能的作用。它的确有用。
　　又一次，少即是多。
　　

如何在10分钟之内将阅读速度提高200％？
的确，你总要花一些时间去阅读。以下是4个简单的技巧——帮助你在10分钟之内将阅读速度提高200％，同时不遗漏重要信息也不影响理解：
　　1．两分钟：在快速阅读时，用一支笔或者一根手指在每一行下划过。阅读是一系列的间歇性移动（叫做“扫视”），视觉上的引导可以防止遗漏。
　　2．三分钟：从每一行的第三个字开始看，到倒数第三个字为止。这就用上了眼睛的余光，而平时我们的余光浪费在边页的空白上。即使下一行的重点字词正好处在头三个和尾三个字的位置上，你也用眼光“阅读”了整个句子，而且只需要很少的眼球运动：
　　从前，一个信息狂决定去重新开始生活。
　　习惯后，可以再增加两边跳过的字数。
　　3．两分钟：一旦习惯两边分别跳过三到四个字之后，尝试每一行只间歇性移动两次（也称“定置”），只看跳字后其余部分的第一个和最后一个字。
　　4．三分钟：运用好的方法（以上三种方法），以对理解而言过快的速度阅读5页纸，然后再以舒适的速度阅读。这会提高你的理解力并且重新定位你的速度极限，就好像50英里的时速已经比较快了，但如果你是在高速公路上由每小时70英里的速度降下来的，就会感觉前者只是慢动作而已。
　　计算每分钟阅读字数——以取得进步——在所读的书里，将10行的字数相加后再除以10，得到平均每行字数。再乘以每页平均行数，得到每页平均字数。现在就简单了。如果你在1分钟内读完页，每页平均字数为330个，你的每分钟阅读字数就是个。如果训练之后你能每分钟读页，即每分钟阅读1155个字，你就能进入世界上阅读速度最快的读者中的前一百位8。
　　

一周传媒斋戒：问题与行动
1．立即开始为期一周的传媒斋戒。
　　当你把信息之门关上的时候，地球照样转动，更不用说终结。要认识到这一点，最好采用“邦迪”之法而且立即开始：一周的传媒斋戒。戒掉信息有时非常像戒掉冰淇淋。“我只想再上网看一分钟”就和“哦，我只是再吃一勺”一样寻常。必须快刀斩乱麻。
　　如果你此后仍想继续像吃高达15000卡路里的炸薯条似的汲取信息，当然可以，但是从明天开始至少坚持5天戒除任何传媒，下面是规则：
　　不接触任何报纸、杂志、音像制品、非音乐电台。任何时间听音乐都没问题。
　　不上任何新闻门户网站。
　　不看任何电视，除了每天晚上可以看一小时纯娱乐性节目。
　　不阅读任何作品，除了本书，除了睡觉前消遣性阅读一小时小说。9
　　在这一周里，最忌任何无意义的阅读。
　　空出来的时间做什么呢？早晨原来读报的时间用来和爱人交谈，和孩子们沟通，或者学习本书的方法。在朝九晚五的时间里把每天都当成最后一天去完成自己最重要的工作。如果做完之后还有时间剩余，你可以进行本书中的训练。推荐本书看上去有点虚伪，但其实不然：书中的这些信息不仅非常重要，而且立即就可以应用，现在就用，而不是明天或者后天。
　　每天午餐之后，而不是吃饭之前，给自己5分钟的补习时间。问一位消息灵通的同事或者饭店的服务生：“今天世界上有什么重要的事情发生吗？我今天没看报纸。”一旦发觉答案并不能引起自己的兴趣就立即打住。事实上，大多数人根本记不住自己早晨花一两个小时听到或看到了些什么。
　　自己要严格要求自己。我可以为你开出处方，但你得自己去做。
　　2．养成习惯问自己：“有什么紧急或者重要的事情我一定会用到这个信息吗？”
　　信息仅仅对某事有用是不够的——信息必须是对紧急或重要的事情有用。若非如此，就不要汲取这种信息。如果在重要的事情上用不上，或者在有机会用它之前就已经把它忘却了的话，这样的信息是没有意义的。
　　我过去常常为了某件事情提前几个星期或者几个月就开始阅读或上网查资料，结果发现时限将至时又要重读同样的材料。这真是又愚蠢又多余。按照你制定的“要做事务清单”去行动，根据具体需要汲取信息。
　　3．练习不完成的技能。
　　这是另一个让我花了很长时间学会的技能。开始某件事情，并不意味着一定要去完成它。
　　如果正在读的文章实在看不下去，就放下它，再也不要去重新拾起。如果你去看一部电影，发现比《黑客帝国Ⅲ：矩阵革命》还要难看，请在更多的神经细胞死掉之前赶快走出电影院。如果吃了半盘排骨之后肚子就饱了，请马上放下可恶的叉子，也不要再叫甜点。
　　更多并不意味更好，停止一件事往往比完成一件事要好10倍。如果老板没有要求，而这件事情又枯燥又无聊，那么养成“不完成”的习惯吧。
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掌握拒绝的艺术和避免开会（1）
2001年，我们新的销售副总监来TrueSAN公司的第一天，在公司全员大会上的发言只有以下几句：“我不是来这里交朋友的。我受命来这里打造一个销售团队，销售我们的产品，这就是我想做的事情。谢谢。”如此简单。
　　接下来他履行了他的承诺。办公室里喜欢交际的人不喜欢他，因为他雷厉风行，言辞无多，但是每一位员工都尊重他的时间。他从不无故发火，但是他非常直爽，在他身边工作的人也非常专注。有一些人并不觉得他有领导气质，但大家都认为他做事非常有效率。
　　我还记得第一次与他在办公室里的单独会面。刚从4年严格学术训练的大学毕业出来，我滔滔不绝：未来计划的讲解、已实践的特别策略、至今为止的反响，等等。为了塑造良好的第一印象，我至少花了两个小时准备。他微笑着倾听了不到两分钟，就举起手来。我停住了。他善意地笑了，然后说：“Tim，我不想听故事。直接告诉我我们要做什么。”
　　接下来的几周里，他让我意识到，如果我不专注或者专注于错误的事情，那对于如何让公司最大的两三位客户签署购买订单根本没有好处。从此以后，我们的会面从未超过5分钟。
　　从此刻开始，下决心让你身边的人学会专注，避免各种没有明确目标的会议，无论是亲自出席的会议还是远程会议。这些可以通过技巧来解决，不过要做好准备，一些喜欢浪费时间的人在最初几次遭拒之后会感觉不快。一旦大家清楚了你的原则是做好事情，而且这个原则不会改变，他们会接受这个原则继续生活。最艰难的时刻就过去了。不要做愚蠢的事情，否则你也会成为傻子。
　　你有义务让身边的人变得有效率。其他人都不会为你这么做。下面是一些建议：
　　1．假设大多数情况都不是紧急情况，你可以要求人们按以下方式交流，先后次序为：电子邮件、电话、会面。如果有人建议会面，可以要求对方先发一封电子邮件，必要时可以再通一次电话。拒绝时可以用其他紧急事务作为借口。
　　2．尽可能使用电子邮件回复语音信箱。这会让人们的描述更为简洁。帮助他们养成这样的习惯。
　　和电话的问候语一样，电子邮件的联系也应有一定的方式来防止无谓的来回纠缠。因此，一封“我们能下午4点会面吗？”的邮件可以换成“我们能在下午4点会面吗？如果可以……如果不可以，那么，请您给出三个方便的时间”。
　　你查阅电子邮件的次数越少，这种“如果……那么”的句型就越重要。因为我每周只查阅一次电子邮件，我发出去的邮件，可不希望7天后得到仅仅是对“如果”的回答或者其他信息。比如，如果我怀疑一个生产订单还没有到货，我会给我的货运经理发这样一封邮件：“亲爱的苏珊……新的生产订单到货了吗？如果到了，请通知我……如果还没到，请联系约翰，电话号码88888888，或者电子邮件地址john@（这封邮件也抄送给约翰），并请确认到货日期。约翰，如果货运方面有任何问题，请和苏珊直接协调，她的联系电话是66666666，她有权代表我做500美元额度的决定。如果有紧急情况，请打我的手机，不过我非常信任您二位的能力。谢谢。”这就避免了大多数随之而来的问题，避免了两次分别对话，而且把我拉出了解决问题的圈子。
　　养成习惯，在电子邮件中提出问题的同时给出“如果……那么”的